Informatie voor organisaties

Op deze pagina vind je meer informatie voor organisaties. Mocht de informatie die je zoekt er niet bij staan of heb je een andere vraag? Neem dan contact met ons op. Wij helpen graag!

Hoe werf je vrijwilligers?

Hoe behoud je vrijwilligers?

Hoe waardeer je vrijwilligers?

Hoe zit het met de vrijwilligersverzekering?

Wat te doen in geval van schade?

Hoe kom je aan geld?

Verder lezen

 


 

Hoe werf je vrijwilligers?

Hieronder vind je een reeks tips voor het werven van vrijwilligers

  1. Maak een wervingsplan. Ga niet in het wilde weg werven. Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor het werven van nieuwe vrijwilligers.
  2. Informeer naar de "antecedenten van een nieuweling". Dat kan nare verrassingen voorkomen. Uiteraard doe je dat met medeweten van de persoon in kwestie.
  3. Zorg voor een goede sfeer in bestuur en organisatie. Niemand wil zich aansluiten bij een club waarvan de mensen elkaar naar het leven staan.
  4. Bel je achterbanleden en vraag naar hun mening over de organisatie, hun kwaliteiten/achtergrond/interesses en hun mogelijkheden om zich op bepaalde tijden in te zetten voor de organisatie.
  5. Kijk of er in werkzaamheden/uitvoering combinaties te maken zijn met andere clubs. Gezamenlijke activiteiten ontplooien heeft meerwaarde. Ook uitwisseling van leiding en vrijwilligers kan een optie zijn.
  6. Hang je wervingsfolder of flyer op in de wachtkamer van dokter, tandarts, bij de bibliotheek, het postkantoor, op prikborden van hbo- of mbo-scholen. Controleer van tijd tot tijd of de poster er nog hangt. Ververs op tijd en houd in ieder geval in de gaten of er geen verouderde adressen of telefoonnummers op staan.
  7. Vraag of je een wervingsfolder mag toevoegen aan het welkomstpakket voor nieuwe inwoners van de gemeente.
  8. Laat het vanzelfsprekend zijn dat jongeren en jeugdleden doorstromen naar een positie van coördinator, leidinggevende van een activiteit.
  9. Vraag ouders van tijd tot tijd te assisteren bij opkomst en activiteiten van hun kinderen.
  10. Stel een profiel op van de vrijwilliger/het bestuurslid dat je zoekt. Je wilt toch niet zomaar iedereen hebben?
  11. Zijn er hbo- of mbo-scholen in je buurt? Neem contact op en vraag of er binnen school mogelijkheden zijn voor scholieren/studenten om studiepunten te halen bij het verrichten van vrijwilligerswerk of stages in het vrijwilligerswerk.
  12. Vraag of je op prikborden van centra regelmatig korte teksten mag hangen.
  13. Vraag aan vrijwilligers en bestuursleden of zij mensen kennen die in aanmerking komen voor bepaalde taken binnen de organisatie. 
  14. Vermeld je organisatie met vacatures op digitale vrijwilligerssites binnen je gemeente.
  15. Stuur je oud-leden van tijd tot tijd een 'teken van leven'. Je kunt ze uitnodigen voor een reünie, je kunt ze vragen om een keer assistentie te verlenen bij een programma. Misschien krijgen ze hierdoor de smaak weer te pakken om iets te doen voor de organisatie.
  16. Neem je deel aan een braderie of markt op Koningsdag, zorg dan voor uitdagende activiteiten. En probeer met potentiele leden/vrijwilligers tot een afspraak te komen. Uiteraard mogen ze vrijblijvend een aantal keren meedoen.
  17. Houd je een actie? Geef iedere koper van een oliebol, bloembol, geranium, zakje tuingrond of wat dan ook, een klein kaartje mee: "Bedankt voor uw aankoop. Hiermee steunt u onze organisatie financieel. Wilt u onze organisatie ook op een andere manier steunen bijv. als (actief) lid, dan kunt u contact opnemen met... (naam, tel.nr, e-mail).
  18. Overweeg of je verder weg wonende studenten/leden die de organisatie blijven steunen een tegemoetkoming in de reiskosten kunt geven.
  19. Stuur regelmatig persberichten of korte notes over je activiteiten of organisatie in de plaatselijke media.
  20. Als het om ideële doelen gaat, vraag of je spreekbeurten of lezingen mag houden bij Rotaryclubs, gezelligheidsverenigingen of personeelsverenigingen. Met een boeiende voordracht kun je het publiek met bijv. opdrachten actief krijgen. Ook deel je op zo'n bijeenkomst een mooie folder uit waarop de lezer de mogelijkheid heeft om te reageren.
  21. Organiseer een tentoonstelling in de bibliotheek, de hal van het gemeentehuis of in een ander openbaar gebouw waar veel leden van je doelgroep langskomen.
  22. Probeer deze tentoonstelling te bemensen maar dan wel met mensen die actief op passanten afstappen en dit op innemende wijze doen.
  23. Probeer te formuleren waarin je organisatie uniek is en draag dit uit.
  24. Benadruk het aspect 'kwaliteit' als je mensen vraagt voor je organisatie: een project of het bestuur. Je zoekt niet zomaar iemand, je wilt graag iemand hebben met de juiste kwaliteiten. Op die manier krijgt de persoon die je aanspreekt het gevoel dat de organisatie niet zomaar een toevallige verzameling van mensen is en weet heeft van jouw kwaliteiten.
  25. Maak bij je werving melding van de begeleiding, de opleidings- en ontplooiingskansen die nieuwe vrijwilligers kunnen verwachten. Dat doe je uiteraard alleen als je dat ook kunt waarmaken.
  26. Sta je met een kraam op een braderie of vrijetijdsmarkt, schenk dan hete koffie. Mensen vinden het onbeleefd om met die hete koffie weg te lopen. Die tijd is voor jou net genoeg om een praatje aan te knopen.
  27. Ontwerp een originele cadeaubon. Wie drie keer op proef bij je organisatie komt helpen bij een (omvangrijke of aardige) klus, ontvangt een echt leuk cadeau. Het kost je misschien tien of twaalf euro. Als je hierdoor een nieuwe actieve vrijwilliger hebt binnengehaald, zijn de kosten er snel uit.

Zie ook de websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Hoe behoud je vrijwilligers?

  1. Maak iemand in het bestuur verantwoordelijk voor vrijwilligers(beleid).
  2. Breng het verloop van je (actieve) leden in beeld. Doe dit bijvoorbeeld met een schema of een staafdiagram. Op basis van de vertrekmomenten en de redenen voor het vertrek kun je maatregelen nemen om de uitstroom in te perken.
  3. Stuur een persoonlijk kaartje aan de actieve vrijwilligers bij een jubileum, een verdrietig voorval, ziekte. Kan ook met een telefoontje of een e-mailbericht.
  4. Laat belangstelling blijken aan je vrijwilligers bij uitslag examens, geboorte van kinderen, of andere heugelijke feiten.
  5. Organiseer een seizoensafsluiting voor al je actieve vrijwilligers + aanhang.
  6. Zorg voor een goede sfeer in je organisatie.
  7. Maak er iets feestelijks van als iemand binnen je organisatie een erkenning  krijgt op basis van zijn vrijwilligerswerk.
  8. Doe aan loopbaanplanning. Klinkt zwaar, maar het betekent niets meer of minder dan dat je zorgt dat iedere vrijwilliger steeds lekker op zijn of haar plaats zit.
  9. Ga langs als bestuur bij belangrijke activiteiten van je werkgroepen. Soms zo maar, soms om iets te halen of te brengen. Dat laatste is helemaal leuk. Kleine cadeautjes...
  10. Bedenk een subsidieregeling voor actieve vrijwilligers die voor de organisatie cursussen of een training willen volgen.
  11. Geef nieuwe actieve vrijwilligers een zorgvuldige begeleiding. Zet dat plan op papier en voer het uit.
  12. Geef vrijwilligers het gevoel dat je ze serieus neemt. Let daar vooral goed op tijdens vergaderingen. Als iemands opmerkingen consequent niet gehoord worden, haakt hij of zij af.
  13. Al eens aan waarderingsinsignes gedacht? Kun je laten maken.
  14. Voer minstens jaarlijks een voortgangsgesprek met iedere coördinator of actieve vrijwilliger die een groep leidt of coördineert. Leg de gegevens van de voortgangsgesprekken vast en geef ze bij de persoon zelf in bewaring. Dat gaat anderen natuurlijk niets aan.
  15. Zet de actieve vrijwilligers in het zonnetje op de jaarlijkse Landelijke Vrijwilligersdag in december.
  16. Deel aan je vrijwilligers en leden een cadeautje uit als ze al lang (een jubileum) lid zijn of actief zijn voor de organisatie.
  17. Stimuleer de ouders dat ze de groepsleiders bedanken voor het werk dat deze personen doen voor de jeugdleden/hun kinderen. Maak duidelijk dat de actieve mensen alles voor de organisatie onbetaald doen.
  18. Laat blijken dat je zelf plezier hebt in het vrijwilligerswerk voor je eigen organisatie. Als dat niet lukt, wordt het tijd dat je eens naar een andere bezigheid gaat uitzien.
  19. Overweeg om werkgroepen die meer aan de weg timmeren en daarmee ook meer nieuwe leden aantrekken ook meer geld uit de organisatiekas toe te kennen.
  20. Kijk naar mogelijkheden van uitwisseling van coördinatoren tussen werkgroepen. Kan soms verfrissend werken.
  21. Stuur op van tevoren bedachte momenten persberichten naar de plaatselijke media waarin je goed nieuws over je organisatie meldt. Daarin nemen complimenten voor je coördinatoren en actieve vrijwilligers een belangrijke plaats in.
  22. Wijs in het bestuur iemand aan die verantwoordelijk is voor voorlichting en publiciteit.
  23. Schrijf regelmatig in je ledenblad of op je site over de verdiensten van actieve vrijwilligers.
  24. Heb je geen ledenblad of website? Richt onmiddellijk een blad of website op. Zelfs de simpelste vorm levert je al winst op. Onderzoek daarvoor eerst wel of het haalbaar is om de regelmaat en continuïteit te garanderen.
  25. Richt een 'Vriendenkring' op. Deze 'Vriendenkring' bestaat uit oud-vrijwilligers en ouders die de club een warm hart toedragen. Deze vrienden zijn incidenteel inzetbaar en zijn natuurlijk van harte welkom bij organisatieaangelegenheden.
  26. Zorg dat iedere werkgroep een eigen (digitaal) postvak heeft. Maak consequent gebruik van dit communicatiekanaal.
  27. Geef je coördinatoren/groepsleiders veel vertrouwen. Ga ervan uit dat ze de verantwoording goed kunnen dragen.
  28. Vergader niet meer dan strikt noodzakelijk is.
  29. Bereid vergaderingen serieus voor. Iedereen heeft de agenda op tijd. Iedereen weet wat de bedoeling is van de agendapunten: brainstormen, beslissen, informeren, etc.
  30. Hou consequent de vastgestelde eindtijd van je vergadering aan. Zorg daarna nog voor de mogelijkheid elkaar informeel te spreken.
  31. Je hebt je vrijwilligers gevraagd voor specifieke taken bij je organisatie. Splits ze dan geen oneigenlijke taken in de maag zoals schoonmaken, leiding werven of klein onderhoud tenzij ze het zelf aanbieden. Vraag hierbij gebruikers van de activiteit om mee te helpen.
  32. Meestal vraag je aan vertrekkende vrijwilligers waarom ze weggaan. Vraag ook eens aan de huidige (actieve) vrijwilligers waarom ze blijven. Dat kon wel eens heel interessante antwoorden opleveren.
  33. Stel de actieve vrijwilligers in je leden/clubblad of op de website voor aan de lezers. Op die manier weten de leden iets meer over de achtergrond van de actieve vrijwilligers.
  34. Ontwerp een betaalbare regeling waarmee je de kosten kunt vergoeden. Pas die regeling toe. Dat mensen een hobby hebben, is leuk. Maar als ze op die hobby erg veel geld moeten toeleggen, klopt dat niet. Denk hierbij aan reiskosten voor de organisatie, buiten de woonplaats, kopieerkosten en kosten voor fotograferen en/of telefoneren.
  35. Leg meer de nadruk op de dingen die goed lopen dan op de missers.
  36. Neem af en toe de tijd op een vergadering om wat dieper op speciale onderwerpen in te gaan. Laat de vergadering daardoor niet langer uitlopen maar werk het eerste deel van de agenda extra vlot af waarna je goed de tijd hebt.
  37. Werk mee aan de persoonlijke ontwikkeling van je vrijwilligers. Dat kan door ze cursussen te laten volgen en door ze vaardigheden te laten oefenen. Ook doorstroming naar een andere plaats in de organisatie kan er aan bijdragen.
  38. Stel een opleidingsbudget beschikbaar. Dat klinkt duur maar het betekent alleen maar dat je je actieve vrijwilligers financieel in staat stelt (jaarlijks)een cursus te volgen.
  39. Besteed aandacht aan de onderlinge verhoudingen in de werkgroepen/teams. Hou de vinger aan de pols en schep voorwaarden die nodig zijn om werkgroepen/teams/coördinatoren prettig bezig te laten zijn.
  40. Het kan soms nodig zijn een vrijwilliger te vragen zich terug te trekken. Als hij of zij het vertrek van anderen veroorzaakt, moet je dat ernstig in overweging nemen. Misschien is het mogelijk de persoon elders in de organisatie actief te laten zijn.
  41. Geef bij herhaling blijk dat je trots bent op de mensen die je organisatie tot bloei brengen.
  42. Bedenk eens wat je aan iemand zou willen zeggen in een afscheidsspeech.  Zeg het dan ook eens als die persoon nog lang geen afscheid neemt.
  43. Spreek actieve vrijwilligers aan op hun deskundigheid. Het is prachtig als mensen kunnen doen waar ze goed in zijn. Hier heeft zowel de organisatie als het individu baat bij.
  44. Stimuleer de ideeën van activiteiten. Samen brainstormen, bedenken en organiseren schept een band. 'Dat hebben we samen gedaan!'. Organiseer hiervoor, als dit nodig is, extra overleg(gen) in. Als begeleider/bestuurder laat je dan ook zien dat je deze inzet steunt en daarvoor dus ook tijd wilt maken.

Zie ook de websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Hoe waardeer je vrijwilligers?

Voor tips en handvatten voor het belonen en waarderen van vrijwilligers ga je naar www.vrijwilligerswerk.nl.

Zie ook andere websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Hoe zit het met de vrijwilligersverzekering?

De gemeente heeft drie verzekeringspakketten afgesloten voor vrijwilligers: één voor de vrijwilliger, één voor de organisatie en één voor de rechtsbijstandverzekering.

De verzekering is bedoeld voor iedere vrijwilliger die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Alle vrijwilligers zijn verzekerd ongeacht hun leeftijd, ook bij eenmalige activiteiten, ook bij kerkelijk werk en buurtactiviteiten. Er zit geen minimum aantal uren aan vast en ook mantelzorgers en maatschappelijke stagiaires zijn verzekerd.

Mantelzorgers zijn verzekerd voor ongevallen en persoonlijke eigendommen. Hieronder vallen ook de extra medische kosten dekking en de acute huishoudelijke hulp.

Vrijwillige brandweerlieden en vrijwillige politiemedewerkers zijn uitgesloten van dekking voor deze verzekeringen. Dit vloeit voort uit de speciaal voor hen getroffen rechtspositieregelingen.

Vragen over de dekking van het collectieve pakket van de vrijwilligersverzekering van de gemeente Olst-Wijhe kun je sturen naar nonprofit.denhaag@meeus.com. Vermeld daarbij dat je in Olst-Wijhe actief bent als vrijwilliger. Vragen over de dekking kun je ook telefonisch stellen via 070-3028985.

Zie ook de websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Wat te doen in geval van schade?

Schade meld je rechtstreeks bij Meeùs Assurantiën BV. Hieronder vind je een schadeformulier. Ook kun je telefonisch contact opnemen met Meeùs via 020-3018756.

Bij het invullen van het schadeformulier is het handig om het polisnummer op het formulier in te vullen. Voor pakket 1 (aansprakelijkheid vrijwilligers, schadeverzekering vrijwilligers) is dat polisnummer 010006819-044UL. Voor pakket 2 (aansprakelijkheid vrijwilligersorganisatie, Schadeverzekering verkeersdeelnemers, Ongevallen-inzittendenverzekering, bestuurdersaansprakelijkheid) is dat polisnummer 010004019-044UL.

De schade wordt rechtstreeks door Meeùs Assurantiën met de benadeelde afgewikkeld. De gemeente krijgt vervolgens bericht hoe de claim is afgehandeld. Als je vragen hebt over de schadeclaim, kun je rechtstreeks contact opnemen met Meeùs Assurantiën via telefoonnummer 020-3018756.

Schadeformulier invoegen (opgeslagen)

Zie ook de websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Hoe kom je aan geld?

Werken met vrijwilligers is niet gratis. Er zijn dan ook middelen nodig om vrijwilligersorganisaties draaiende te houden. Er zijn verschillende manieren om aan geld te komen. Hieronder volgt een overzicht.

Subsidie

Een van de manieren om middelen te verkrijgen is subsidiewerving. Hierbij gaat het om het verkrijgen van structurele en incidentele middelen van de overheid. Om in aanmerking te komen voor subsidie moeten vrijwilligersorganisaties een projectplan indienen. Het projectplan wordt beoordeeld aan de hand van vooraf opgestelde subsidieregels. Het projectplan dat opgestuurd wordt, moet aan bepaalde eisen voldoen. Je kunt deze eisen opvragen bij de overheidsinstelling waar je subsidie gaat aanvragen. Gemeenten richten zich vooral op lokale activiteiten. Provincies steunen bovenlokale activiteiten en de Rijksoverheid richt zich met name op activiteiten met een landelijke uitstraling.

Fondsen

Behalve subsidiewerving is het benaderen van fondsen een manier voor een vrijwilligersorganisatie om aan geld te komen. Particuliere fondsen hebben de doelen waarvoor zij geld beschikbaar stellen vastgelegd in hun statuten. Van hun vermogen verdelen zij jaarlijks een deel over projecten en organisaties die die doelen willen verwezenlijken. Op de websites van fondsen staat beschreven onder welke voorwaarden ze een bedrag beschikbaar stellen. Fondsen vragen tegenwoordig overigens steeds vaker een eigen bijdrage van de organisatie. Fondsen financieren vooral projecten en activiteiten. Ze geven nauwelijks structurele financiering.

Fondsenwerving is vooral een kwestie van het zoeken naar fondsen in de eigen omgeving. De grote landelijke fondsen ontvangen jaarlijks duizenden aanvragen. Kijk voor gegevens van fondsen bijvoorbeeld in het FondsenBoek en de FondsenDisk van de Vereniging van Fondsen in Nederland (www.verenigingvanfondsen.nl). Ook de notaris, de Kamer van Koophandel of de gemeente kunnen informatie over fondsen verschaffen.

Sponsoring

Kenmerkend voor sponsoring is dat er sprake is van een tegenprestatie. Het gaat om een zakelijke overeenkomst tussen twee partijen. Een sponsor steunt bijvoorbeeld een activiteit, evenement of vereniging door geld of andere middelen ter beschikking te stellen in ruil voor een tegenprestatie, zoals publiciteit. Sponsoring gebeurt het meest met lokale bedrijven.

Aanvragen van 'natura'

Naast het verkrijgen van geldmiddelen is het ook mogelijk in natura betaald te worden. Hiervoor organiseert Samen voor Olst-Wijhe het Maatschappelijk Betrokken Ondernemen. Middels een Beursvloer (ook wel Meet and Match genoemd) maak je jouw wensen aan het bedrijfsleven bekend. Dit kan van alles zijn: van het helpen bij het opstellen van een Jaarrekening tot een wandeling met bewoners, van het bouwen van een kampvuurkuil tot het beschikbaar stellen van ruimte. Maak je tijdens de Beursvloer een match, dan voert het bedrijfsleven jouw wens uit.

Zie ook de websites bij ‘Verder lezen’ voor meer informatie.

 

Verder lezen

www.movisie.nl
Movisie is het landelijk kennisinstituut en adviesbureau voor het sociaal domein. Zij ondersteunen, adviseren en werken samen met zorg- en welzijnsaanbieders, burgerinitiatieven, cliëntenorganisaties, vrijwilligers, opleidingen, bedrijven, gemeenten en ministeries. Op hun site vind je allerlei handige informatie over bijvoorbeeld wet- en regelgeving, tips en advies voor bijvoorbeeld het aantrekken van vrijwilligers en trainingen over bijvoorbeeld het coachen van vrijwilligers.

www.nov.nl
Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) is de belangenorganisatie voor het vrijwilligerswerk in Nederland. Vereniging NOV treedt op als woordvoerder en lobbyist van het vrijwilligerswerk en is gesprekspartner van politiek en overheid. Op deze site kun je informatie vinden, maar ook een melding doen van problemen met bijvoorbeeld het UWV.

www.vrijwilligerswerk.nl
Op deze site vind je alle recente informatie omtrent vrijwilligerswerk: tips voor het werven van vrijwilligers, functieprofielen voor vrijwilligers, informatie over soorten vrijwilligerswerk, wetten en regels en feiten en cijfers.

www.olst-wijhe.nl
Dit is de website van de gemeente Olst-Wijhe.

www.nldoet.nl
Het Oranje Fonds organiseert op 11 en 12 maart 2016, samen met duizenden organisaties in het land, NLdoet; de grootste vrijwilligersactie van Nederland. Nldoet zet vrijwillige inzet in de spotlights en stimuleert iedereen om een dag(deel) de handen uit de mouwen te steken. De afgelopen 10 jaar zijn er maar liefst 40.000 klussen geklaard en hebben 1,5 miljoen mensen deelgenomen.

www.zorgbetermetvrijwilligers.nl
Zorg Beter met Vrijwilligers helpt zorgorganisaties om de zorg beter te maken met de inzet van vrijwilligers. Dat gaat niet zonder betere zorg vóór vrijwilligers. Wat kunnen zorgorganisaties doen om vrijwilligers optimaal in te zetten in de zorg in aansluiting op de wensen en behoeften van vrijwilligers zelf? Op deze website vind je handreikingen, voorbeelden en publicaties om je te helpen bij deze en andere vragen.

www.digitale-sociale-kaart.nl
DiSK staat voor Digitale Sociale Kaart, een gebruiksvriendelijke catalogus op het gebied van zorg, welzijn, wonen, sociale activering, inkomen, opleiding en reïntegratie. DiSK biedt een actueel overzicht van producten, activiteiten en organisaties in een gemeente, regio en/of provincie. De standaard werkvelden in DiSK zijn afgestemd op de Wet werk en bijstand (Wwb), Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en Jeugd en Opvoeding.